Congrès, voyages incitatifs et événements d’entreprise

Le département Affaires de Voyages AquaTerra conçoit et opère des voyages de groupe pour les entreprises, du repérage de la destination jusqu’au dernier participant rentré à la maison. Nos réalisations récentes vont de 35 à 325 participants, au Québec, en Ontario, en Europe et dans les Caraïbes.

Participants assis face à la scène pendant une présentation de congrès en plein air
Une séance de congrès en plein air, en Jamaïque. Les réunions le matin, le reste du programme après.

Les mandats que nous prenons

  • Congrès et conférences, ici comme à l’étranger, salles et programme compris
  • Voyages incitatifs, quand le voyage est la récompense d’un objectif atteint
  • Voyages de reconnaissance, pour souligner l’ancienneté ou une contribution
  • Événements annuels et soirées de remise de prix
  • Réunions d’affaires et voyages de formation, souvent en petits groupes
  • Activités de cohésion d’équipe conçues pour la destination plutôt que sorties d’un catalogue
  • Voyages de groupe d’entreprise sans volet événementiel

Ce que nous prenons en charge

Un mandat se déroule en trois temps. Vous pouvez nous en confier la totalité ou seulement la partie qui vous manque.

Avant le choix de la destination

Repérage des destinations et des fournisseurs, gestion des appels d’offres, comparaison des propositions, puis élaboration de l’échéancier de paiement et suivi de son respect.

Pendant la préparation

Mise en place d’un site d’inscription réservé aux participants, gestion complète des inscriptions avec leurs modifications et leurs annulations, suivi de l’inventaire des chambres, coordination des salles de réunion, et logistique des déplacements : vols, trains, locations de voitures, déviations et exceptions individuelles.

Sur place

Présence active avant, pendant et après l’événement. Un accompagnateur voyage avec le groupe et reste du premier au dernier jour. Du personnel est aussi présent à l’aéroport de Montréal le matin du départ, et à la sortie des douanes à l’arrivée.

Les activités que nous montons

Nous ne revendons pas l’animation que le complexe hôtelier propose déjà à tous ses clients. Nous montons ce qui n’existe pas encore : un village nautique privé sur une plage de Martinique avec initiation à la yole, un carnaval d’hiver extérieur en Ontario avec patinoire et guimauves grillées, une compétition technique sur véhicule dans une salle d’hôtel à Québec, un salon d’exposants réunissant vos partenaires, une soirée casino au profit d’une levée de fonds, un rallye de découverte, la privatisation d’un restaurant ou d’un lieu emblématique.

Trois conseillères Aqua Terra sous l’enseigne du Rick’s Café à Negril
Nos conseillères en repérage au Rick’s Café, avant la privatisation de la section réservée au groupe.

Ce qui suppose de connaître la destination. Une privatisation se réserve des mois d’avance et se perd en une semaine.

Parler à quelqu’un

Dites-nous combien vous êtes, quand vous partez et ce que vous voulez que vos gens en rapportent. Joignez le département Affaires au 1-866-628-6241. Voyages AquaTerra est titulaire d’un permis du Québec.

Questions fréquentes

Un voyage incitatif récompense l’atteinte d’un objectif mesurable, le plus souvent commercial, et se mérite. Un voyage de reconnaissance souligne l’ancienneté ou une contribution particulière, et se donne. Les deux se planifient différemment, parce que le premier suppose une mécanique de qualification annoncée d’avance aux employés.
Comptez de huit à douze mois pour un groupe de plus de cinquante personnes en haute saison, davantage si le projet suppose la privatisation d’un lieu ou une salle de congrès. Sous les trois mois, le choix d’établissements se referme et les tarifs aériens de groupe deviennent difficiles à tenir.
Non. Un mandat se divise en trois temps : le repérage et les appels d’offres, la préparation avec les inscriptions et la logistique, puis la présence sur place. Vous pouvez nous confier les trois ou seulement celui qui vous manque.
Les deux. Nous avons opéré des congrès au Hilton Québec et au JW Marriott Muskoka en Ontario, un voyage de formation à Paris, et des congrès en Jamaïque, au Mexique, en Martinique et à Saint-Vincent-et-les-Grenadines.
Oui, du premier au dernier jour. Du personnel de Voyages AquaTerra est également présent à l’aéroport de Montréal le matin du départ pour aider à l’enregistrement, et à la sortie des douanes à l’arrivée.